Saldo aanvang jaar (1)

Vrijgevallen bedragen (2)

Toevoegingen (3)

Aanwendingen (4)

Begroot saldo einde jaar (1-2+3-4)

Begrote lasten (5)

Werkelijke/beoogde lasten (6)

Begrote baten programma (7)

Werkelijke/beoogde baten (8)

Doelstelling (in te realiseren maatschappelijke doelstellingen)

Voor nu en in de toekomst op een planmatige wijze werken aan een verantwoorde staat van bouwkundig en technisch onderhoud van het provinciehuis (alsook de bestrating en omheining) en daartoe de financiële middelen beschikbaar hebben.

Instellingsbesluit

Nota Reserves en Voorzieningen 2005 d.d. 15 juni 2005

Portefeuillehouder

Henk Brink

Teamleider

Henk Jan Schimmel

Programma

Product 8.3 ICT en facilitaire zaken

Toelichting

De vermeerderingen aan deze voorziening zijn vastgesteld op basis van een inschatting op het meerjarig onderhoudsplan voor de periode 2012-2036 zoals deze in de VJN 2011 is opgenomen. Op basis van het vernieuwde gebouwcomplex is door een extern bureau een onderhoudsplanning opgesteld voor 25 jaren. In 2010 is het planmatige onderhoud vanwege de revitalisering van het provinciehuis deels opgenomen binnen het Programma Provinciehuis van Morgen. In 2011 is ook het overige (geplande) deel van het planmatig onderhoud uitgevoerd. De voorziening op basis van 25 jaar is ingesteld om fluctuatie in de jaarlijkse (groot) onderhoudskosten te voorkomen. Omdat in 2014, 2022, 2027 en 2032 een aantal investeringsbudgetten voor vervanging beschikbaar komt, zijn deze in mindering gebracht op de jaarlijkse dotatie en kan de jaarlijks dotatie worden beschouwd voor een periode van 25 jaar op € 398.750,-- per jaar.
Divers planmatig onderhoud op basis van het opgestelde onderhoudsplan en hetgeen vanuit eerdere jaren is doorgeschoven. Naast de jaarlijkse normale controle op uitvoering en verschuiving, zal er in 2017 een eerste herijking gedaan worden om het beheerplan actueel te houden. Een tweede controle en herijking  zullen na afloop van 10 jaren onderhoud uitgevoerd worden (in 2021) , om een goede basis te leggen voor de volgende periode.

Wat was in 2016 gepland?

Een storting van € 398.750,-- en daarnaast een onttrekking van € 1.225.714,--.

Wat is in 2016 gerealiseerd?

De werkelijke uitgaven zijn in 2016 € 331.000,-- geweest. De voornaamste uitgaven betroffen:  de herinrichting van de parkeerplaats, de vernieuwing van de toegangspoortjes voor een betere beveiliging, is er schilderwerk uitgevoerd, zijn er werkzaamheden geweest voor het docucentrum, zijn de koffieautomaten en de vaatwasser spoelkeuken vervangen en is er tuinonderhoud gepleegd.

Wat zijn de oorzaken van eventuele afwijkingen?

In het meerjarenonderhoudsplan was uitgegaan van meer uitgaven. De kosten zijn onder andere lager uitgevallen omdat de vervanging zonwering nog niet is uitgevoerd. Hiervoor was een bedrag geraamd van € 240.000,--, maar de verwachting is dat dit hoger uitvalt (rond de € 300.000,--) omdat een ander systeem zal worden toegepast (screens in plaats van uitval zonwering). Verder is de valbeveiliging van de galerijen nog niet gedaan. In 2017 zullen 3 trajecten worden uitgevoerd. De andere 7 trajecten zijn voorlopig tot eind 2017 goedgekeurd. Wel moeten er ook nog valbeveiligingen op het dak geplaatst worden. Ook een deel van het schilderwerk kon niet allemaal in 2016 meer uitgevoerd worden. Tenslotte is het niet gelukt om alle onderhoud aan de goederenlift af te ronden in 2016.

Wat is het (meerjarige) effect van eventuele afwijkingen

Er is geen meerjarig effect. De uitgestelde onderhoudswerkzaamheden blijven staan en worden later uitgevoerd. De voorziening is op peil. Het handvat voor de gebouwenbeheerders is de planning van het onderhoudsplan. Maar er worden jaarlijks wel prioriteiten gesteld en kritisch bekeken wat de staat van het onderhoud is van de aangegeven onderdelen. Als het onderhoud nog kan wachten, wordt het eerst doorgeschoven. Verder is het zo dat in het onderhoudsplan gemiddelde bedragen zijn genomen van de jaarlijkse kosten. Dat betekent dat het ene jaar de kosten hiervan hoger zullen zijn dan een ander jaar. Maar meerjarig gezien vereffent zich dat. Overigens staat in de begroting 2017 een herijking van de meerjarenonderhoudsplannen gepland, omdat dan 5 jaren van de plannen voorbij zijn. Op dat moment kunnen we ook goed beoordelen hoe het groot onderhoud zich verder ontwikkelt.