Missie

De missie van de organisatie is om de ambities van het Drentse bestuur waar te maken. Dit willen we zo goed mogelijk doen, gefocust op de bestuurlijke speerpunten, én zo doelmatig mogelijk. Met een moderne bedrijfsvoering en een excellente dienstverlening. De provincie is daarbij een solide partner die de zaken beheersmatig op orde heeft, maar vooral ook ondernemend en snel en flexibel inspeelt op nieuwe ontwikkelingen en veranderende behoeftes van bestuur, partners en burgers

Inleiding

De adaptieve netwerkorganisatie als concept
In de Directiebrief 2013 werd op basis van de organisatiemissie het concept van de adaptieve netwerkorganisatie geïntroduceerd. Dit is een organisatie die in dienst van het bestuur snel reageert op maatschappelijke vraagstukken en deze samen met andere organisaties, ondernemers en inwoners aanpakt. Werkend in een omgeving die snel en continu verandert en in een rol die niet langer vanzelfsprekend is. Die moeten we steeds weer bewijzen.

Meer samen nóg sterker als leidend principe.
Dit is het motto dat zowel ons college als het CMT hanteert als leidend principe in de samenwerking tussen het bestuur, de organisatie en met partners. Maatschappelijke opgaven staan centraal, opdrachten en kaders zijn helder geformuleerd en medewerkers krijgen daarbinnen veel ruimte in de uitvoering. GS stuurt in een collegiale setting. Dat doet het CMT ook. Vanuit de overtuiging dat samen beslissen, beter beslissen is. Bij het werken aan een opgave is duidelijkheid nodig over de rol van de provincie en de partners met wie je de klus wilt klaren. Op alle niveaus in de organisatie werken we op basis van een opdracht. Zowel met opdrachtgevers als partners maken we afspraken. De professionaliteit van de medewerker staat in de uitvoering centraal. Hij of zij krijgt ruimte en vertrouwen en informeert opdrachtgevers en anderen over de voortgang. Geïnformeerd vertrouwen is de basis van onze relaties. Wij tonen op alle niveaus voorbeeldgedrag, passend bij ieders rol. We spreken elkaar aan, waarbij wij op integere wijze met elkaar en met informatie omgaan. Bij een open cultuur hoort dat fouten bespreekbaar zijn. En we gebruiken ons gezonde verstand.

Vijf kernwaarden als basis van het personeelsbeleid
In 2016 is het organisatiebeleid met de Directiebrief 2016 verder uitgewerkt. Hoe bereiken we de adaptieve netwerkorganisatie?. Heldere kernwaarden helpen medewerkers om invulling te geven aan hun rol in de adaptieve netwerkorganisatie, de organisatie die we willen zijn. Ze zijn de toetssteen voor ons personeelsbeleid als het gaat om competentie- en talentontwikkeling, mobiliteit en werving en selectie.
Die kernwaarden zijn kort samengevat:

Dienstbaar aan Drenthe
Beloftes waarmaken, betrouwbaar en helder zijn. Dat zijn de sleutelwoorden. Helder zijn: wat doen we wel, wat doen we niet. Dienstbaar is niet hetzelfde als gedienstig. Sterker nog: kritische advisering is voorwaarde om goed ambtenaar te zijn en cruciaal voor onze kwaliteitsontwikkeling.

Samenwerken: van buiten naar binnen, en weer naar buiten
Werken in en met onze omgeving, ook buiten Drenthe. Partners zoeken en duidelijk zijn over de mogelijkheden en doelen van de provincie Drenthe. En ‘buiten’ onze netwerken benutten en uitbouwen.

Kwaliteit voorop
Medewerkers zijn professioneel, loyaal en betrouwbaar en werken altijd vanuit (en binnen de grenzen van) een opdracht. En er is ruimte om kennis en kunde te ontwikkelen. Medewerkers dragen daarvoor zelf de verantwoordelijkheid. Leren moet en we accepteren dat daarbij fouten kunnen worden gemaakt. Die herstellen we.

Gericht op resultaat
We zijn in staat ambities snel om te zetten in plannen en plannen in concrete resultaten. We benutten instrumenten als projectmatig en programmatische werken. Medewerkers nemen de professionele verantwoordelijkheid over de opdrachten die ze uitvoeren.

Integraal denken en werken
Kennis en kunde zijn op verschillende plaatsen inzetbaar. Medewerkers staan voor de hele provincie en benaderen opgaven vanuit een groter geheel dan het eigen vakgebied. Zijn we er samen uit, dan gaan we aan de slag. Doen!

In 2016 is een brede consultatie uitgevoerd door het managementteam. Met vele medewerkers is gesproken over de stand van zaken in de organisatie. De opbrengsten van die gesprekken zijn in diverse bijeenkomsten (hubs) doorgesproken. Voor de beleidsteams heeft dat geresulteerd in een kadernota Blik op Drenthe: een sturingskader om opgaven te vertalen in concreet werk en naar inzet van mensen en middelen. Voor de ondersteunende teams heeft dit proces geleid tot een visie op de uitvoering van staf- en ondersteunende taken. In die visie is een grote rol toebedeeld aan het benutten van informatie(technologie) bij het afhandelen van standaardtaken. Alle teams werken de opbrengsten van de hubs uit in hun teamplannen (implementatieplannen) voor 2017.

In 2016 hebben we via drie ontwikkel-lijnen gewerkt aan het concreet verbeteren van onze bedrijfsvoering. We zijn systematisch bezig onze processen te verbeteren, zowel de ondersteunende en klantgerichte processen als sturende processen. Daarnaast zijn we gestart met een nieuwe concrete aanpak van strategische personeelsplanning, waarbij we ook nieuwe langjarige taakstellende afspraken hebben gemaakt over de inzet op de loonsom. En wordt er gewerkt aan een intensivering van inzet van  informatietechnologie en de beveiliging van informatie. In 2017 zullen we ook expliciet meer aandacht schenken aan monitoring op de provinciale speerpunten, gelet op aanbevelingen uit een evaluatieonderzoek.

Procesverbetering

Vanuit de zo genoemde systemische aanpak gaan we samen met de medewerkers het werk in om continu en systematisch te werken aan kwaliteitsverbetering (Motto: in het werk aan het werk) .In 2016 hebben we diverse processen doorgelicht en een aantal ook al aangepast. We benutten hiervoor twee vergelijkbare methoden: Vanguard (geschikt voor klantgerichte processen) en Lean (gericht op efficiency). In 2016 hebben we gefocust op de processen rond financiën, vergunningen en handhaving, wegen- en vaarwegenbeheer en enkele facilitaire processen. Aanvullend hebben we middels opleidingen en procesverbetering processen aangepast.

Investeren in personeel

Belangrijk is dat we in de begroting 2016 (uitgewerkt in de directiebrief 2016) met provinciale staten een afspraak hebben gemaakt over de taakstelling op personele inzet tot 2021. Die komt in dat jaar uit op 400 voltijders (exclusief ondersteuning aan derden als Prolander en de RUD Drenthe). In 2016 is onze personele bezetting 449 voltijders (inclusief ondersteuning aan derden).
Die taakstelling wordt behaald door procesverbetering, inzet van technologie bij standaardprocessen en via een kwalitatieve ontwikkeling van onze medewerkers. in 2016 hebben we een organisatiebrede schouw uitgevoerd op de kwantitatieve en kwalitatieve inzet van personeel. En met de teams is via intensieve workshops een verkenning uitgevoerd naar de toekomstige behoefte aan personele inzet en kwaliteit. Dit vormt de basis voor een langjarige strategische personeelsplanning.
In 2016 is het verzuim opgelopen (4,5%) met name door langdurig verzuim. We hebben daarom een verzuimcoach aangesteld met als doel de trend te keren.
In 2016 was een medewerkerstevredenheidsonderzoek gepland. Deze is verschoven naar 2017 omdat we aan een andere meting (een volwassenheidsmeting ambtelijke integriteit) de voorkeur hebben gegeven. De resultaten van die meting zijn recent opgeleverd door een externe partij en worden nog geanalyseerd.

Investeren in technologie

In 2016 is vooral geïnvesteerd in het verder digitaliseren van de P&C producten. Er zijn diverse dashboards ontwikkeld die actuele bedrijfsvoeringsinformatie leveren aan management en dagelijks bestuur. Ook de digitale versie van de begroting is verbeterd. Daarbij zijn ook de wijzigingen die volgen uit het nieuwe landelijke Besluit Begroten en Verantwoorden (BBV) opgenomen. Door de procesverbetering en de digitalisering zijn veel 'schaduwadministraties' niet meer nodig. Het programma P&C heeft veel doelstellingen inmiddels bereikt en komt bijna in een fase van beheer en onderhoud.
Daardoor ontstaat er ruimte voor een herstart van de ontwikkeling van het zogenaamde zaaksgericht werken (een digitaal werkproces rond een zaak: aanvraag, doelstelling), een werkwijze die voor de Omgevingswet wellicht noodzakelijk is. In 2016 zijn we gestart met een proeftuin.
Er is in 2016 veel werk gemaakt van een veiliger ICT omgeving. Er zijn veel testen uitgevoerd (als hackerstesten) en daarna zijn diverse  maatregelen doorgevoerd om onze netwerken minder kwetsbaar te maken. Ook zijn procedures ingevoerd rond wachtwoorden, en waarborgen voor de privacywetgeving en wetgeving rond mogelijke datalekken. Eind 2016 is een bewustwordingscampagne ontworpen die in 2017 breed zal worden uitgevoerd.
Tenslotte heeft de provincie met iBabs een nieuw digitaal vergadersysteem ingevoerd. Hierdoor wordt het papiergebruik verminderd en is er een verbetering in de vastlegging van besluiten en acties, als in 2015 aanbevolen in een intern onderzoek naar bestuursbesluiten.

Rapportage onderzoeken

In 2016 zijn twee onderzoeken uitgevoerd. Het eerste onderzoek ging over het tot stand komen van de teamplannen. In het organisatiebesluit staat dat de begroting moet worden uitgewerkt in een productenraming en een uitvoeringsprogramma (als onderdeel van teamplannen. Daarbij hoort ook een raming van de personele inzet naar de begrotingsdoelstellingen. Uit de evaluatie bleek dat het proces goed was uitgelijnd en de kaders duidelijk. Echter doordat de communicatie tussen de ambtelijke opdrachtgevers en de teams aan het begin weinig intensief was moest er nog veel gerepareerd worden. Hierdoor kon op 1 januari 2016 niet een vliegende start gemaakt worden met de uitvoering van met name prioritaire opdrachten. Advies was om in het proces te waarborgen dat CMT-leden en teams eerder en vaker periodiek overleg hebben, over het tot stand komen van de plannen en de personele inzet. Inmiddels is die aanbeveling in uitvoering. Ook door de verdergaande digitalisering van de P&C cyclus is er sneller actuele informatie beschikbaar voor 'een goed gesprek'.

Een tweede onderzoek blikt terug op een eerdere onderzoek naar beleidsmonitoring bij de provincie (2010). Wat is er van de aanbevelingen terechtgekomen. Een belangrijke aanbeveling was om de diverse monitoringinformatie beter toegankelijk te maken via internettechnologie en door de invoering van een soort werkgroep monitoring. Met de site Drenthe in feiten en cijfers is dat gerealiseerd. Echter de onderzoekers zien veel nieuwe ontwikkelingen. Er zijn landelijke (IPO) standaards in de maak om provinciale begrotingen te monitoren en er is veel meer informatie via internet beschikbaar. De provincie benut ook in toenemende mate instellingen als CMO/STAMM om monitoringsinformatie te verzamelen op basis van opgaven. Daarom stellen de onderzoekers voor om opnieuw een visie te ontwikkelen op monitoring. Dit advies is inmiddels door de directie overgenomen en er zal in 2017 een nieuw 'framework' voor monitoring (ook in relatie met planning en control) gemaakt worden.

Verder hebben drie medewerkers van de provincie in een breder team een grondige tussenevaluatie uitgevoerd voor de RUD Drenthe. De bevindingen en (10) aanbevelingen zijn opgeleverd aan het algemeen bestuur van de gemeenschappelijke regeling. Over het algemeen is de bevinding dat de RUD Drenthe zich binnen de afspraken (als de Drentse Maat) heel goed heeft ontwikkeld. De aanbevelingen richten zich vooral op het verbeteren van de communicatielijnen en op risico's bij het introduceren van een belangrijk ICT systeem. Gelet op nieuwe ontwikkelingen als de Omgevingswet wordt een toekomstverkenning aanbevolen. Inmiddels heeft de directeur op basis van de aanbevelingen een plan van aanpak gemaakt dat is vastgesteld in het bestuur.

Er is voor drie onderzoeken van de Noordelijke rekenkamer informatie verzameld en de rapportages van de rekenkamer zijn voorzien van een ambtelijke en bestuurlijke reactie van Gedeputeerde Staten. In 2016 zijn deze onderzoeken in Provinciale Staten behandeld. Het gaat om de rapportages Doorwerking van provinciale ruimtelijke belangen, Beëindigen sociaal beleid: gevolgen voor maatschappelijke instellingen en Provinciale Grip op Drentse bedrijven met grote risico’s voor hun omgeving.

De overgenomen aanbevelingen van de interne onderzoeken, rekenkameronderzoeken, en aanbevelingen van de accountant worden (als afgesproken met Provinciale Staten) in een register vastgelegd en ter uitvoering belegd bij een team. Via de P&C cyclus wordt gerapporteerd.